Privacyverklaring
Graag informeert Stichting Wereldhavenfestival Rotterdam (hierna: WHF) je over haar privacybeleid met betrekking tot het verwerken van gegevens op haar website en andere onlinekanalen.
Privacyverklaring
WHF verwerkt deze gegevens in het kader van het evenement Wereldhavendagen dat zij jaarlijks in september organiseert. WHF gebruikt alleen de persoonsgegevens voor het doeleinde waarvoor deze gegevens zijn gegeven. De grondslag van verwerking van persoonsgegevens is ofwel jouw toestemming ofwel noodzakelijkheid voor de uitvoering van een overeenkomst.
WHF verwerkt persoonsgegevens op een zorgvuldige wijze in overeenstemming met geldende wet- en regelgeving. WHF neemt passende beveiligingsmaatregelen om misbruik van en ongeautoriseerde toegang tot je persoonsgegevens te beperken. Zo zorgen wij ervoor dat alleen de noodzakelijke personen toegang hebben tot persoonsgegevens, dat de toegang tot de persoonsgegevens afgeschermd is en dat onze veiligheidsmaatregelen regelmatig gecontroleerd worden.
Categorieën personen en waartoe persoonsgegevens worden verwerkt
In het kader van de organisatie van het evenement Wereldhavendagen heeft WHF contact met particulieren: bezoekers en vrijwilligers, en de contactpersonen van bedrijven: zoals deelnemers, producenten, sponsors, partners en leveranciers.
Particulieren
Bezoekers: voor het verwerken van aanmeldingen voor nieuwsbrief, reminder start excursie kaartverkoop, het op de hoogte houden van win-acties, het beantwoorden van vragen die binnenkomen via het contactformulier en – indien van toepassing – het voldoen aan bedrijfsbeveiligingsmaatregelen (de ISPS-code).
Vrijwilligers: het verwerken van een aanmelding als vrijwilliger.
Bedrijfsgegevens en gegevens van de contactpersonen van bedrijven
WHF gebruikt de gegevens voor verwerking in het klantsysteem (CRM systeem), het opstellen van een overeenkomst van deelname, het opstellen en verzenden van offertes en facturen, het op de hoogte houden van deelnemers over relevante ontwikkelingen, netwerkmogelijkheden en deelname informatie, het uitnodigen voor bijeenkomsten.
Persoonsgegevens die door Stichting Wereldhavenfestival Rotterdam worden verwerkt
WHF vraagt alleen gegevens op die voor het proces noodzakelijk zijn. Voor particulieren (bezoekers en vrijwilligers) betreffen dit de gegevens die ingevuld worden op sites waarmee bezoekers bijv. een kaartje voor een excursie boeken of waarmee vrijwilligers zich aanmelden.
Bezoekers die excursietickets kopen via onze website dienen hiervoor een account aan te maken in het ticketverkoopsysteem. Het privacybeleid van het ticketverkoopsysteem is tevens van kracht bij het aanmaken van een account.
Voor bedrijven betreffen dit naast bedrijfsinformatie de gegevens van contactperso(o)n(en) zoals naam, achternaam, (zakelijk) e-mailadres, (zakelijk) telefoonnummer.
Bewaartermijnen
WHF bewaart persoonsgegevens niet langer dan strikt noodzakelijk voor het hierboven genoemde doeleinde waarvoor WHF de gegevens verzameld en verwerkt. De organisatie hanteert daartoe de volgende bewaartermijnen voor de persoonsgegevens:
- Bezoekers: 1 jaar
- Vrijwilligers: 3 jaar
- Contactpersonen van bedrijven (deelnemers, sponsors): 7 jaar
Alle genoemde termijnen gerekend vanaf 1 oktober.
Delen van persoonsgegevens met derden
Indien noodzakelijk voor het uitvoeren van de overeenkomst of om te voldoen aan een eventuele wettelijke verplichting (bijvoorbeeld bedrijfsbeveiligingsmaatregelen, ISPS-code) deelt WHF persoonsgegevens met derden. In dat geval wordt met die derden een verwerkersovereenkomst gesloten, waarin wordt vastgelegd dat de persoonsgegevens ook door die verwerkers conform geldende wet- en regelgeving worden verwerkt en beveiligd.
Wijziging privacyverklaring
WHF behoudt zich het recht voor om haar privacyverklaring en privacybeleid aan te passen aan geldende wet- en regelgeving. Op Wereldhavendagen.nl vind je steeds onze meest recente versie.
Mocht je vragen hebben over de privacyverklaring en/of het privacybeleid, een verzoek tot inzage, correctie, verwijdering van je persoonsgegevens, tot intrekking van je toestemming of bezwaar op de verwerking van je persoonsgegevens willen doen, kun je contact opnemen met Stichting Wereldhavenfestival Rotterdam, e-mail [email protected].
